لا يخفى على الجميع توجهات جامعة نجران في سبيل تحقيق توجهات الحكومة الإلكترونية ومحاولة إلغاء المعاملات الورقية قدر المستطاع، ومن هذا المنطلق جاءت فكرة إنشاء بوابة متابعة الطلبة المبتعثين بالتعاون مع وكالة الجامعة للدراسات العليا والبحث العلمي و مبادرةً و تنفيذاً من قبل عمادة تقنية المعلومات و الاتصالات ، لتسهيل الإجراءات وتوفير الوقت والجهد ليتفرغ المبتعثون للتحصيل الدراسي، و تصبح حلقة وصل بين المبتعثين و الكليات ووكالة الجامعة للدراسات العليا والبحث العلمي بالجامعة .

 حيث تقدم هذه البوابة العديد من الخدمات للمبتعث ، مثل: تعديل البيانات الشخصية، و اضافة بيانات التواصل الجديدة في البلد المبتعث إليه ، واضافة السجلات الأكاديمية بكل فصل مما يعزز التواصل الدائم بينه وبين الكلية الخاصة به و متابعته بسهولة تامة ، و بالإضافة لاستلام المبتعثين الاشعارات بالمستجدات عن طريقة رسائل SMS أو البريد الالكتروني  من قِبل الكلية أو إدارة الابتعاث في حالات عدة مثل : اشعار التعاميم الجديدة حسب كل دولة  و اشعارات بإنهاء اجراءات التخرج ، و التذكير بإرفاق السجلات الأكاديمية. ويسهل النظام على المبتعث القدرة لمتابعة مستجدات الطلبات التي تتم عن طريق نظام سفير ، وامكانية الحصول على ارقام هاتف الكلية الخاصة به من خلال دليل هاتف خاص بالمبتعثين و الكلية التي يتبعها المبتعث  و وكالة الجامعة للدراسات العليا والبحث العلمي ، ودليل للنماذج الالكترونية الخاصة بإجراءات المبتعثين ، والعديد من الأمور التي تخص الطالب المبتعث  .

     ويقوم هذا النظام بخدمة موظفي جامعة نجران بحيث يتم متابعة المبتعث وطلباتهم وحالتهم الدراسية و المبتعثون الذين على وشك التخرج و مخاطبتهم بالإجراءات اللازمة ، و متابعة ارفاق المبتعثين لسجلاتهم الأكاديمية لمراقبة وضعهم ومستواهم الدراسي ، كما يزود النظام وكالة الجامعة للدراسات العليا والبحث العلمي بإحصائيات بالمبتعثين و أماكن ابتعاثهم و الاطلاع على بيانات التواصل في البلد المبتعث اليه . فهدف هذا النظام هو ربط المبتعث بالكلية الخاصة به في جامعة نجران ، وقدرتها على متابعة المبتعث دراسيا و اداءه خلال فترة ابتعاثه ، وكما يخدم النظام وكالة الجامعة للدراسات العليا والبحث العلمي وذلك بإضافة الطلبات مثل : تمديد بعثته و غيرها من الطلبات الأخرى و اجراء القرارات عليها حسب آليه ذكيه تم تحديدها، وارشفة الطلبات من أجل الرجوع اليها في انشاء التقارير الخاصة بالمبتعث ، و يتيح النظام بكل سهولة الرد على استفسارات المبتعثون وتعريف المبتعث بحقوقه و الشروط الخاصة بالابتعاث وغيرها من الخدمات الأخرى .